چرا جلسات طولانی میشوند؟
اگر جلسات شما هر روز طولانیتر میشود و پیشرفت شما کندتر، به جای نگاه کردن به تقویم، به مالکیت خود نگاه کنید. به محض اینکه مشخص کنید چه کسی مسئول یک تصمیم است و چه کسی مسئول مرحله بعدی، جلسات شما کوتاهتر و تیم شما سریعتر میشود.
تجربه یک تیم جهانی
سال گذشته، من با یک تیم جهانی هیبریدی کار کردم که به سرعت رشد کرده بود. اعضای این تیم در ایالات متحده، اروپا و آسیا حضور داشتند و واقعاً به کار خود اهمیت میدادند. همه اعضای تیم با آمادگی در جلسات حاضر میشدند. اما یک مشکل عجیب وجود داشت: جلسات آنها هر روز طولانیتر میشد و “همزمانی”های هفتگی به جلسات ۹۰ دقیقهای تبدیل شده بود. نه تنها این، بلکه چکاینها دو برابر شده و تماسهای پروژه به هم انباشته شده بودند.
مشکل در کجا بود؟
وقتی به تیم ملحق شدم، اولین کار من این بود که نحوه کار آنها را تماشا کنم. بعد از دو روز، منبع کندی کار مشخص شد: مشکل واقعی جلسات نبود، بلکه از دست دادن کامل مالکیت در جلسات بود.
چرا جلسات بزرگ میشوند؟
رهبران معمولاً فکر میکنند یکی از دلایل بزرگ شدن جلسات این است که تیم بیش از حد جزئیات را بررسی میکند یا احتیاط میکند. اما واقعیت این است که تیم نمیداند چه کسی مسئول تصمیمات نهایی است. این باعث میشود که افراد دوباره به موضوعات قبلی برگردند و ایدههایی را که قبلاً بررسی شدهاند، دوباره امتحان کنند.
چگونه میتوان جلسات را بهینه کرد؟
برای ایجاد جلساتی که کار را پیش ببرد، باید با یک مالک واضح برای هر تصمیم شروع کنید، مرحله بعدی را با زبان ساده نام ببرید و هر جلسه را با یک رکورد مشترک ببندید. این مراحل به سادگی اما با قدرت عمل میکنند.
نتایج تغییرات
تیم جهانی که من به آنها کمک کردم، این مراحل را به مدت دو هفته اجرا کردند و نتایج واقعاً شگفتانگیز بود: تعداد جلسات آنها کاهش یافت، همزمانیها کوتاهتر شد و افراد احساس استرس کمتری کردند. آنها بدون استخدام افراد بیشتر یا اضافه کردن نرمافزار جدید، فقط مالکیت را واضح کردند.
نتیجهگیری
رهبران باید به این نکته توجه کنند که مشکل در تلاش نیست، بلکه در ساختار است. وقتی مالکیت واضح باشد، کار به راحتی پیش میرود و نیازی به فشار برای سرعت نیست.